Sommation : Lettre type et conseils

Ne pas intervenir à temps pour suivre rapidement les factures impayées vous expose, en effet, à des pertes de recettes importantes. Et chaque jour qui passe après la date d’échéance voit s’amenuiser les chances d'un recouvrement fructueux du montant de la facture en retard.

Quand devez-vous envoyer une sommation ?

1. Commencez avec une lettre de rappel aimable par courrier simple (non recommandé) à la date d’échéance de la facture impayée. Votre client est peut-être bonne foi et peut simplement avoir oublié de payer. 
   Conseil 1 : Ne mentionnez pas qu’il s’agit d'un « premier » rappel. Cela suggère, en effet, qu’un deuxième, voire un troisième rappel suivront, ce qui donne le sentiment au client qu’il peut attendre avant de réagir.
2. Faute de réaction du mauvais payeur, envoyez-lui une deuxième sommation plus ferme, deux semaines plus tard. Vous pouvez opter pour un envoi recommandé afin de mettre l’importance de votre courrier en relief. Indiquez clairement à votre client qu'il doit maintenant payer et que vous mettrez des moyens plus radicaux en œuvre s'il se soustrait à ses obligations. 
   Conseil 2 : Un courrier recommandé non réceptionné par le client vous revient. Conservez cette lettre non réceptionnée fermée. Il s’agit de la preuve que vous avez bel et bien envoyé la lettre. 
   Conseil 3 : Indiquez dans votre lettre que vous transmettrez le dossier à un cabinet de recouvrement faute de paiement. Indiquez le nom et l’adresse de votre cabinet de recouvrement. Expliquez aussi qu’une indemnité et des intérêts de retard seront comptabilisés comme le prévoient vos conditions générales.
3. Si le client ne réagit toujours pas dans les deux semaines qui suivent, vous pouvez éventuellement envoyer une mise en demeure « officielle ». Ceci n’est pas obligatoire.
4. Raccourcissez le trajet au maximum. Respectez scrupuleusement le timing prévu et faites appel en temps voulu à un partenaire spécialisé dans le recouvrement.

 

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Trajet de gestion des débiteurs : Planning de l'envoi des lettres de sommation

Établissez idéalement un planning clair au préalable et suivez-le strictement. Nous l’appelons le « parcours de gestion de débiteur ». Combiner des lettres de sommation et des contacts téléphoniques est la meilleure manière de recouvrer des montants dus à court terme.

Exemple de trajet typique de gestion des débiteurs d’une PME belge :

Raccourcissez au maximum le suivi des débiteurs. Il n’est pas obligatoire d’envoyer une mise en demeure !

Comment rédiger une sommation ?

Vous vous demandez peut-être à quoi ressemble une sommation. Sa structure et sa formulation sont essentielles pour garantir des résultats.

Une lettre vague peut contraindre le destinataire à vous appeler pour obtenir un complément d’information. Il en résulte une perte de temps pour lui et pour vous.

Une lettre qu’il faut lire à deux ou trois reprises pour en comprendre la teneur suscite la mauvaise humeur du destinataire. Si le contenu du message est, en outre, moins agréable, cette mauvaise humeur peut se transformer en résistance. Une résistance qui vise l’expéditeur du courrier et sa demande.

S'adresser de manière inopportune au destinataire peut également l'amener à rompre ses relations avec vous.

Une sommation bien formulée peut donc vous aider à récupérer vos créances ouvertes, tout en limitant le risque de perte du client.

Quelles mentions dans une sommations ?

1. Adresse du destinataire :
   • a. Nom de l’entreprise
   • b. Nom
   • c. Adresse
   • d. Code postal
   • e. Localité
2. Caractéristiques :
   • a. Numéro de client du débiteur
   • b. Numéro de la facture impayée
   • c. Concerne : Sommation de payer
3. Formule finale :
   • a. Le nom de votre entreprise
   • b. Votre nom
   • c. Votre fonction
   
   Exemple de sommation :

Envoyer la sommation : Vous-même ou via un tiers ?

Comment envoyer une sommation ? Vous-même, via un cabinet de recouvrement ou via un avocat ?

Envoyer vous-même une sommation aux mauvais payeurs ?
Vous avez assurément tout intérêt à envoyer au moins une sommation ou une lettre de rappel à votre propre nom. Indiquez cependant que le dossier sera transmis à un partenaire externe si le client persiste à ne pas payer.

N’envoyez toutefois pas plus de trois sommations en votre nom : deux sommations et une mise en demeure officielle. Vous remarquerez, en effet, que l’efficacité décroît à mesure que vous envoyez des sommations à votre nom. Lorsqu’il reçoit, en revanche, subitement une sommation adressée par une tierce partie, le payeur en indélicatesse sait que vous resterez ferme sur vos positions.

Conseil : Simplifiez-vous la vie et chargez Intrum de l’envoi des rappels de paiements en votre nom. Si vous le souhaitez, nous pouvons également prendre en charge tout le procès de facturation et de suivi des paiements.

Pourquoi envoyer des sommations via un cabinet de recouvrement ?

1. Un cabinet de recouvrement veille au timing adéquat et à l’envoi ponctuel des sommations.
2. Grâce à l’A/B-testing, Intrum a continuellement amélioré l'efficacité de ses sommations. Notre pourcentage de recouvrement s’en est nettement renforcé.
3. Intrum détermine au préalable à quelle catégorie de persona vos clients appartiennent et prévoit un parcours client « sur mesure ».
4. Pour un résultat optimal, Intrum combine l’envoi de sommations et le suivi téléphonique du mauvais payeur.
5. Vous gagnez un temps précieux en transférant l’envoi de sommations et le suivi intégral des mauvais payeurs à un cabinet de recouvrement.
6. Grâce à une plateforme en ligne pratique, nous proposons à votre client de consulter son dossier et de régler son paiement.
7. Nos gestionnaires de dossiers assistent votre débiteur par téléphone s’il lui reste des questions.
8. Nous établissons un plan d’apurement si votre client ne peut pas payer immédiatement.
9. Nous veillons, dans toutes nos communications, à préserver la bonne relation avec votre client.
10. Via Intrum Web, vous suivez l'état des différents dossiers que vous avez confiés à Intrum : le nombre de sommations envoyées, les appels téléphoniques passés, le feed-back de votre client et les paiements reçus. 

 

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Guide de survie pour les entreprises belges en période de coronavirus

Chez Intrum, nous sommes convaincus qu’une administration financière bien rodée, qui permet l'envoi en temps opportun des sommations, est capitale pour la santé financière et la survie de votre entreprise. A fortiori en ces temps difficiles.

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