Que doit contenir une facture ?

De bonnes pratiques en matière de facturation et de suivi des paiements assurent le bon fonctionnement financier de votre organisation. Suivez notre guide pour une facturation optimale.

Assurez-vous que votre facture est claire

Le plus important ? Veillez à envoyer une facture claire. Faites en sorte que votre client sache facilement qui est l’expéditeur et de quoi il s’agit. Plus il est simple pour votre client de payer, plus vite vous recevrez votre dû.

Précisez donc ce à quoi la facture se rapporte et la période qu’elle couvre. Une facture imprécise est souvent renvoyée ou retardée. Si vous facturez selon un tarif horaire, précisez à quoi correspondent les heures, de la même manière que vous précisez quels produits sont vendus. N’hésitez pas à joindre des pièces justificatives si le faire facilite le processus.

N’oubliez pas que vos factures doivent respecter les modalités contractuelles quant au délai de paiement, aux intérêts de retard, aux rappels, etc.

Certains secteurs et certaines entreprises envoient des appels d’offres. L’offre que vous leur soumettez constitue la base de leur bon de commande. Il est donc important que vous ne vous écartiez pas trop de l’offre que vous avez envoyée, sauf si de nombreux changements sont intervenus en cours de mission. Si c’est le cas, informez-en le client avant la facturation.

Bons de commande

Les secteurs et entreprises qui demandent des offres envoient souvent des bons de commande. Si votre client vous en envoie un, assurez-vous de bien en respecter la teneur. Indiquez les informations du bon de commande sur la facture, notamment :

• le numéro du bon de commande ;
• l’adresse de facturation correcte ;
• le délai de paiement ou la date limite de paiement ;
• la référence ou l’acheteur du client.

Votre facture sera rejetée du système du client si vous omettez de mentionner les informations du bon de commande. Conséquence ? Vous devrez attendre davantage pour être payé.

Check-list pour la création de factures : les éléments clés à inclure

• Informations sur le client - numéro de client / adresse du destinataire / organisation du destinataire

• Numéro du bon de commande si vous en avez un

• Numéro de facture

• Date de la facture (le jour où vous émettez la facture)

• Date d’échéance - les logiciels de facturation prévoient 14 ou 30 jours par défaut, mais vous pouvez fixer un délai de crédit plus court si le client l’autorise

• Précisions sur ce qui a été vendu

• Montant de la TVA et taux de TVA

• Compte sur lequel la facture doit être payée et informations relatives au paiement utiles à votre client

• Coordonnées de votre service financier si le client a des questions sur la facture

• Informations sur les conditions applicables si la facture n’est pas payée à la date d’échéance. 

Votre facture est un document probant en cas de non-paiement par le client et de transfert du dossier au recouvrement. Afin de vous assurer que tous les collaborateurs de votre entreprise connaissent votre système et vos exigences en matière de facturation et de vérification de la solvabilité des clients, il importe de mettre en place une politique de crédit (lien).

Vous avez du mal à être payé ? Nous pouvons vous aider.

Intrum met sa grande expérience au service des clients qui éprouvent des difficultés à être payés pour leurs produits et services. La mise en place de bonnes pratiques, l’exploitation de l’information de crédit et le suivi rapide des non-paiements aideront votre entreprise à préserver sa trésorerie. Vous faites face à de mauvais payeurs ? Nos services spécialisés vous viennent en aide.