7 stappen om uw DSO te verbeteren

DSO-berekening

De term DSO staat voor “Days Sales Outstanding”. De DSO vertelt u hoeveel dagen uw onderneming gemiddeld nodig heeft om openstaande vorderingen te innen nadat een verkoop heeft plaats gevonden. Het is een financiële ratio die de efficiëntie van uw debiteurenbeheer proces meet.

De DSO wordt, als volgt, berekend:

DSO ratio = accounts receivable / average sales per day

of

DSO ratio = accounts receivable / (annual sales / 365 days)

Wat betekent een hoge of lage DSO?

Een lage DSO betekent dat een onderneming minder dagen nodig heeft om openstaande vorderingen te innen. Een erg lage DSO kan er op wijzen dat uw kredietbeleid te strikt is: Mogelijk verliest u sales omdat u té vaak risico mijdt door krediet te weigeren.

Een hoge DSO wijst op kredietproblemen bij uw klanten en/of een mank lopend debiteurenbeheer langs uw kant. Een hoge DSO resulteert in cash flow problemen, die uiteindelijk kunnen leiden tot een faillissement.

Waarom DSO goed in de gaten houden?

Het is vooral interessant om de maandelijkse trend van uw DSO bij te houden.

Elke significante stijging in de DSO-trend werkt als een rode vlag. Zij kan wijzen op:

1. inefficiënties in uw debiteuren opvolging
2. stijgend aantal verkopen aan klanten met een hoger kredietrisico
3. sales mensen die verleid worden om extra leverancierskrediet toe te staan
4. stijgend aantal klanten die ontevreden zijn over uw goederen of diensten

Aarzel niet, detecteer onmiddellijk de oorzaken van een DSO-stijging & bespreek een plan van aanpak met de verantwoordelijken binnen uw onderneming.

Tip: Schakel een externe expert in voor een doorlichting van uw debiteurenbeheer.

7 stappen om uw DSO te verbeteren

Uiteindelijk zijn er 2 pistes om uw DSO te verbeteren: de instroom aan risicovolle vorderingen beperken en het aantal openstaande vorderingen afbouwen door te zorgen dat u sneller betaald wordt.

1. Hanteer een strikt kredietbeleid. Zorg voor duidelijke kredietvoorwaarden en betalingsvoorwaarden. Wijk niet af van de kredietlimieten die u heeft voorzien. Specifieer in uw algemene voorwaarden een schadebeding en verwijlinteresten voor wanneer de klant de vervaldatum niet respecteert.
2. Zorg voor een perfecte organisatie van uw debiteurenbeheer. Wist u dat slimme bedrijven al een betalingsherinnering sturen enkele dagen vóór de vervaldatum van een factuur? Dat is slechts één manier om de inning van factuurbedragen te versnellen. Een strikte timing en de juiste IT-infrastructuur spelen een belangrijke rol bij de organisatie van uw debiteurenbeheer.
3. Onderschat niet de workload van een goed functionerend debiteurenbeheer. Hebben uw mensen voldoende tijd beschikbaar voor de opvolging van laattijdige betalingen? Nemen uw medewerkers de tijd voor telefonisch contact met wanbetalers? Volgen uw dossierbeheerders een strikte timing voor de communicatie met wanbetalers of strooien andere prioriteiten steeds roet in het eten? Stel bij personeels- of tijdsgebrek de opvolging van onbetaalde klantenfacturen nooit uit. Uw debiteurenbeheer uitbesteden, garandeert een snelle opvolging en een maximale inning van onbetaalde facturen.
4. Doe beroep op goed opgeleide dossierbeheerders. Omgaan met wanbetalers vereist geduld, empathie, luistervaardigheid, doortastendheid en sterke communicatievaardigheden. Beschikken uw dossierbeheerders over deze eigenschappen? Zijn ze voldoende getraind? Hebben ze voldoende ervaring? Doe beroep op de debt collectors van Intrum en haal ervaring in huis.
5. Ken het kredietrisico dat elke klant vertegenwoordigt. Kennen uw sales mensen de betaalgedrag historiek van uw klanten? Hebben uw sales mensen voldoende zicht de betaalgedrag historiek van uw klanten en houden ze er rekening mee bij het toestaan van krediet? Gebruikt u een predictive credit scoring model om het kredietrisico bij nieuwe prospecten in te schatten? Kent u voldoende het risico dat u loopt bij het toestaan van leverancierskrediet in uw exportlanden?
6. Under promise. Over deliver. Zorg enerzijds voor producten en een dienstverlening die de verwachtingen van de klant overstijgt. Let anderzijds op dat u geen onmogelijke zaken belooft. Onderzoek wijst uit dat klanten moeilijker betalen wanneer het omgekeerde waar is: “Over promise. Under deliver.” In het slechtste geval leidt dat tot een betwisting en betaalt de klant helemaal niet.
7. Segmenteer uw debiteurenbeheer. Voorzichtig zijn met krediet toestaan? Uiteraard. Optreden wanneer betaling achterblijft? Vanzelfsprekend. Iedereen over dezelfde kam scheren, is echter geen goed idee! Gebruik een kredietscore om uw klanten- en prospectenlijsten op te delen in hoog, gemiddeld en laag kredietrisico segment. In combinatie met andere CRM-data maakt de kredietscore het mogelijk om een boodschap op maat van de verschillende klanttypes te voorzien. Gepersonaliseerde boodschappen leiden tot beter resultaat, niet alleen op commercieel - maar ook op invorderingsvlak.