Aanmaning: Voorbeeld & tips

Uw inkomsten lopen gevaar wanneer u de tijd niet neemt om onbetaalde facturen snel op te volgen. Elke extra dag de vervaldatum overschreden wordt, daalt de kans op succesvolle inning van het achterstallige factuurbedrag.

Wanneer een aanmaning versturen?

1. Start met een vriendelijke betalingsherinnering per gewone (niet-aangetekende) brief op vervaldatum van de onbetaalde factuur. Mogelijk is uw klant niet van slechte wil en is hij gewoon vergeten te betalen.
   Tip 1: Vermeld niet dat het om een “eerste” rappel gaat. Hiermee wekt u de indruk dat nog een tweede en misschien wel derde zal volgen, wat uw klant doet denken dat hij nog tijd zat heeft om te reageren.
2. Wanneer de late betaler niet reageert, stuurt u twee weken later een tweede aanmaning die harder van toon is. Om de belangrijkheid van uw schrijven te benadrukken, kan u kiezen voor een aangetekende zending. Maak uw klant duidelijk dat hij nú moet betalen en dat u hardere middelen zal inschakelen wanneer betaling uitblijft.
   Tip 2: Wanneer de klant een aangetekende brief niet afhaalt, komt deze onbesteld bij u terug. Bewaar deze onbestelde brief ongeopend. Dit is bewijs dat u de brief effectief verzonden heeft.
   Tip 3: Zeg in uw brief dat u het dossier zal doorgeven aan een incassobureau als de betaling uitblijft. Vermeld de naam en het adres van uw incassobureau. Leg uit dat een schadebeding en verwijlintresten zullen worden aangerekend zoals voorzien in uw algemene voorwaarden.
3. Wanneer de klant dan nog niet reageert binnen twee weken, verstuurt u eventueel nog een “officiële” ingebrekestelling. Dit is niet verplicht.
4. Houd het traject zo kort mogelijk. Volg de vooropgezette timing strikt & doe snel genoeg beroep op een gespecialiseerd incasso partner.

Aanmaningen versturen via België's Nr 1 incassobureau?

Vraag prijsofferte voor minnelijke invordering bij Intrum! >

Intrum, gerespecteerd door al wie krediet verleent of ontvangt.

Debiteurenbeheer traject: goed inplannen van aanmaningen versturen

U maakt best vooraf een duidelijke planning die u strikt volgt. Een dergelijke planning noemen wij uw “debiteurenbeheer traject”. Een combinatie van aanmaningsbrieven en telefonische contacten is optimaal om achterstallige factuurbedragen op korte termijn te innen.

Voorbeeld van een typisch debiteurenbeheer traject van een Belgische KMO

Hou het debiteurenbeheer traject zo kort mogelijk. Een ingebrekestelling sturen, is niet verplicht!

Hoe schrijf je een aanmaningsbrief?

“Hoe ziet een aanmaning eruit?” hoor ik u denken. De opbouw en de formulering zijn van doorslaggevend belang voor het incassoresultaat.

Een onduidelijke brief kan ertoe leiden dat de ontvanger u moet bellen om uitleg te vragen. Dat kost niet alleen de ontvanger extra tijd, maar ook u.

Een brief die je twee of drie keer moet lezen voor je begrijpt wat er staat, roept wrevel op bij de ontvanger. Als de inhoud van de boodschap dan ook nog minder leuk is, kan de wrevel omslaan in weerstand. Weerstand tegen de briefschrijver en tegen datgene wat hij vraagt.

Als u de ontvanger op een foute wijze aanspreekt, kan dat er toe leiden dat hij de relatie met u verbreekt.

Met goed opgestelde aanmaningen kan u de openstaande schuld invorderen terwijl u de kans op verlies van de klant zo klein mogelijk houdt.

Wat moet er in een aanmaning staan?

1. Adressering ontvanger:
   • a. Bedrijfsnaam
   • b. Naam
   • c. Adres
   • d. Postcode
   • e. Woonplaats
2. Kenmerkregels:
   • a. Klantennummer van de schuldenaar
   • b. Factuurnummer van de onbetaalde factuur
   • c. Betreft: Aanmaning
3. Slotformule:
   • a. Uw firmanaam
   • b. Uw naam
   • c. Uw functie

Voorbeeld aanmaning

Aanmaningsbrief versturen: zelf of via derde partij?

Hoe aanmanen? Zelf, of via een incassobureau, gerechtsdeurwaarder of advocaat? 

Zelf uw slechte betalers aanmanen?
U doet er goed aan om minstens één aanmaning of betalingsherinnering te sturen uit eigen naam. Hierin kan u aankondigen dat het dossier aan een externe partij zal worden doorgegeven wanneer de klant betaling blijft weigeren.

U zendt beter niet meer dan drie aanmaningen uit eigen naam: twee aanmaningen en een officiële ingebrekestelling. U zal merken dat de effectiviteit afneemt wanneer u aanmaningen uit eigen naam blijft sturen. Wanneer de wanbetaler echter plots een aanmaningsbrief ontvangt van een derde partij weet hij dat het u “menens” is.

Tip: Maak het uzelf gemakkelijk & laat Intrum ook de verzending van betalingsherinneringen uit uw naam verzorgen. Uw hele facturatieproces en betalingsopvolging kunnen wij eveneens voor onze rekening nemen, als u dat wenst. 

Waarom aanmaningen sturen via een incassobureau?

1. Een incassobureau zorgt voor een perfecte timing en stipte verzending van aanmaningen.
2. Door A/B-testing heeft Intrum de effectiviteit van zijn aanmaningen continu verbeterd. Ons inningspercentage is hierdoor sterk gestegen.
3. Intrum bepaalt vooraf tot welke "persona" elke specifieke klant behoort en voorziet een customer journey op maat van het individu.
4. Voor optimaal resultaat combineert Intrum het verzenden van aanmaningen met telefonische opvolging van klanten die niet reageren op de aanmaningen.
5. U bespaart kostbare tijd wanneer u de verzending van aanmaningen en de volledige opvolging van wanbetalers overlaat aan een incassobureau.
6. Via een handig online platform bieden wij uw klant de mogelijkheid zijn dossier in te kijken en zijn betaling online te regelen.
7. Onze dossierbeheerders staan uw schuldenaar te woord aan de telefoon wanneer hij bijkomende vragen heeft.
8. Wanneer uw klant niet onmiddellijk kan betalen, regelen wij een afbetalingsplan.
9. In al onze communicatie streven wij ernaar de goede relatie met uw klant te vrijwaren.
10. Via Intrum Web volgt u de status van de verschillende dossiers, die u bij Intrum heeft lopen: het aantal uitgestuurde aanmaningen, gevoerde telefoongesprekken, feedback van uw klant en de ontvangen betalingen.

Besteed de verzending van aanmaningen uit:

Kies de incasso-oplossing die best bij u past >

Voor maximaal resultaat!

Survival gids voor Belgische bedrijven in coronatijden

We geloven bij Intrum dat een goed draaiende financiële administratie, die tijdig aanmaningen versturen mogelijk maakt, cruciaal is voor de financiële gezondheid en het overleven van uw onderneming. Vooral in deze moeilijke tijden! 

Wenst u een exemplaar van onze ‘Checklist - 12 essentiële vragen om te overleven in coronatijden’ te ontvangen? Vul onderstaand formulier in. Wij verwerken uw gegevens zo spoedig mogelijk en bezorgen u de checklist.

Vul de velden in en klik “verzenden”: