Politique de confidentialité – Candidats à des offres d’emploi

Si vous postulez à une offre d’emploi pour Intrum, la présente Politique de confidentialité s’applique à vous et à vos données personnelles lorsque vous soumettez une candidature. Intrum fait partie d’un groupe international avec de nombreux établissements dans différents pays. En vertu de cette Politique de confidentialité, l’entité belge d’Intrum auprès de laquelle vous avez postulé sera responsable de la protection de vos données personnelles (elle est responsable du traitement des données). La présent Politique décrit comment nous traiterons les données personnelles que nous pourrons recueillir auprès de vous ou de tiers, de sous-traitants et/ou des sources publiques dans le cadre du processus de candidature. Notre intérêt légitime dans ce cas est de recruter des candidats qualifiés.

Catégories de données personnelles

Lorsque vous nous soumettrez votre candidature, nous recueillerons les informations suivantes:

Vos coordonnées: telles que votre nom, prénom, votre adresse, adresse e-mail et votre numéro de téléphone.
Des informations issues de votre CV: telles que votre parcours académique et professionnel, vos compétences, les langues que vous maîtrisez et toute autre information que vous pourriez choisir d’intégrer à votre CV.
Des informations issues de votre lettre de motivation: à savoir toute information que vous choisissez d’inclure à votre lettre de motivation.

Selon l’offre d’emploi à laquelle vous postulez, nous pourrons également obtenir des informations auprès de tierces parties, de fournisseurs, de sous-traitants ou de sources publiques (telles que votre ancien employeur, votre supérieur hiérarchique, les partenaires sur lesquels Intrum fait appel pour les évaluations, le recrutement et la sélection ou les services de l’emploi) en lien avec ce qui suit :

Candidatures internes : Si vous êtes déjà employé(e) par Intrum et que vous postulez à un autre poste au sein de l’entreprise, nous pouvons utiliser des informations issues de nos dossiers du personnel pour compléter celles que vous nous aurez transmises dans le cadre de votre candidature.
Évaluation et screening préalable : Nous pouvons vous demander de vous soumettre à une évaluation de vos compétences, de votre personnalité ou de vos capacités cognitives. Ces évaluations sont généralement réalisées par un partenaire externe, qui peut utiliser des outils logiciels et des tests à cette fin. Ce partenaire externe évaluera les résultats et nous les transmettra. Avant de vous soumettre à de telles évaluations, nous vous fournirons des plus amples informations sur le contenu et la portée de l’évaluation. Les résultats de ces évaluation sont toujours discutés avec vous et, sur demande, vous pouvez obtenir accès au dossier.
Recommandations : Nous pouvons décider de demander des références à des personnes ayant travaillé avec vous par le passé et que vous nous avez autorisés à contacter. Si vous êtes déjà un employé(e) d’Intrum, nous pouvons chercher à obtenir des recommandations auprès de votre responsable et/ou de vos collègues sans vous en informer.

Objectifs du traitement des données

En tant que responsable du traitement des données, Intrum traitera vos données aux fins suivantes:

Recrutement: Nous traitons vos informations afin de déterminer si vous êtes qualifié pour le poste auquel vous postulez.
Résolution des différends: Nous pouvons traiter vos données personnelles dans le cadre de la résolution de différends, de plaintes ou de procédures judiciaires.
Respect des lois: Il est possible que nous devions traiter vos données personnelles pour nous conformer à la loi ou à une décision judiciaire.

Tiers pouvant avoir accès à vos données

Dans certaines circonstances Intrum pourra partager vos données personnelles avec des destinataires, qui sont directement ou indirectement impliqués dans le processus de recrutement et de sélection:

Tierces parties : parmi lesquelles votre ancien employeur ou votre supérieur, nous leur fournirons votre nom et toute autre information nécessaire afin qu’elles nous transmettent des données pertinentes vous concernant.
Fournisseurs ou sous-traitants : des sous-traitants auxquels Intrum fait appel pour procéder à des évaluations du recrutement et de la sélection ainsi que des tests et/ou des fournisseurs de services d’emploi ou de logiciels RH, des prestataires de services Informatiques etc. Le cas échéant, ces destinataires pourront utiliser vos données personnelles uniquement aux fins décrites ci-dessus et conformément à nos instructions.
Employés impliqués dans le processus de recrutement : Nos employés impliqués dans le processus de recrutement auront accès à vos données personnelles. Cet accès sera octroyé uniquement s’il est nécessaire à la réalisation des objectifs décrits ci-dessus et si l’employé est soumis à une obligation de confidentialité.

Localisation de vos données personnelles

En tant que membre du Groupe Intrum, nous pouvons transférer vos données vers un autre pays. Le cas échéant, nous veillerons toutefois à la mise en place de mécanismes de protection adaptés, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). En règle générale, vos données personnelles ne seront pas transférées en dehors de l’Espace économique européen (EEE).

Nous faisons également appel à des prestataires de services tiers qui assurent le stockage de vos données ou peuvent y avoir accès, certains d’entre eux pouvant être basés en dehors de l’EEE Néanmoins, nous garantissons toujours la sécurité et la protection de vos données personnelles en cas de transfert en dehors de l’EEE. Le cas échéant, nous nous assurons donc que chaque destinataire a signé les Clauses Contractuelles Types de l’Union européenne et que des mesures supplémentaires ont été mises en place pour justifier le transfert, ou que le pays de destination garantit une protection des données appropriée conformément à la législation sur la protection des données.

Vous pouvez obtenir une copie de ces garanties appropriées en envoyant votre demande écrite à Intrum nv, Martelaarslaan 21 boîte 1001 à 9000 Gand, à l'attention du délégué à la protection des données ou par e-mail à dpo.be@intrum.com.

Puis-je faire l’objet de décisions automatisées ?

Lors de l'évaluation des candidatures au cours du processus de recrutement, nous pouvons utiliser des tests de personnalité informatisés et des tests psychosociaux, qui peuvent être effectués par un partenaire externe. Toutefois, les tests susmentionnés ne constituent qu'une partie des informations sur la base desquelles il est décidé si vous serez ou non retenu(e) pour occuper un certain poste vacant.

Les résultats de ces tests automatisés susmentionnés sont toujours partagés avec vous, en tant que candidat concerné.

Nous pouvons donc vous confirmer que, dans le cadre du processus de recrutement, nous ne nous basons jamais uniquement sur les résultats des tests; les entretiens et interviews personnels font également partie de l'évaluation globale. Par conséquent, nous pouvons affirmer que nous n'appliquons pas la prise de décision automatique.

Conservation des données personnelles

Nous conservons vos données personnelles pour une durée limitée et nous les supprimerons lorsqu’elles ne seront plus nécessaires à la réalisation des objectifs de leur traitement. Nous conserverons donc vos données dans notre base de données de candidats pendant et après la procédure de recrutement, sauf si vous nous avez informés que vous ne souhaitez plus être inclus dans notre fichier des candidats potentiels. Si nous vous avons choisi(e) pour le poste, nous conserverons vos données dans nos dossiers du personnel, conformément à notre politique de confidentialité relative aux ressources humaines.

En cas de litige en suspens nous pourrons traiter vos données personnelles plus longtemps à l’issue du processus de candidature .

Vos droits en vertu des lois sur la protection des données

Il est important que vous compreniez que nous traitons vos données personnelles et que nous souhaitons que cela ne vous pose pas de problème. Selon les conditions et modalités du Règlement Général sur la Protection des Données (le RGPD), vous avez les droits suivants quant au traitement de vos données personnelles.

· Droits d’accès

Vous pouvez vous renseigner formellement sur le fait que vos données personnelles sont traitées ou non et demander des informations sur la façon dont nous traitons ces données, en ce compris des informations sur :

- Pourquoi nous traitons vos données personnelles

- Quelles catégories de données personnelles nous traitons

- Avec qui nous partageons vos données personnelles

- Pendant combien de temps nous conservons vos données personnelles ou selon quels critères nous déterminons leur durée de conservation

- Quels sont vos droits

- Votre droit de déposer une plainte auprès de l'Autorité de protection des données

- Auprès de quelle(s) source(s) nous avons obtenu vos données personnelles (si vous ne nous les avez pas transmises vous-même)

- Si le traitement de vos données inclut des décisions automatisées (profilage)

- Comment nous garantissons la protection de vos données personnelles si elles ont été transférées vers un pays situé en dehors de l’EEE

Toutes les informations ci-dessus sont disponibles dans la présente Politique de confidentialité.

· Droit de rectification

Il est important que nous disposions de données exactes à votre sujet et nous vous invitons donc à nous informer de toute inexactitude, notamment en cas de changement de nom ou de déménagement.

· Droit à l’oubli

Si nous traitons vos données personnelles de manière contraire à la loi ou si vous ne souhaitez plus figurer dans notre base de données de candidats et vous retirez votre consentement, vous pouvez nous demander d’effacer vos données personnelles.

· Droit à la limitation du traitement

À partir du moment où vous nous demandez de modifier vos données personnelles ou si vous vous êtes opposé au traitement, vous avez le droit de limiter le traitement par Intrum jusqu'à ce que nous ayons examiné l’affaire ou confirmé que vos données sont correctes (ou qu'elles ont été modifiées conformément à vos instructions). Nous pourrons alors traiter vos données personnelles uniquement avec votre consentement (à l’exception de leur conservation), si cela s’avère nécessaire dans le cadre d’actions en justice, pour protéger les droits d’une autre personne ou en cas d’intérêt public important lié à leur traitement. Vous pouvez également nous demander de limiter le traitement de vos données personnelles si ce dernier est illégitime mais que vous ne souhaitez pas la suppression de vos données personnelles. Vous pouvez également nous demander de limiter le traitement lorsque nous n’avons plus besoin de vos données personnelles aux fins de traitement auxquelles elles étaient destinées, mais que vous en avez toujours besoin pour l’ouverture, l’exercice ou l’étaiement d’une action en justice.

· Droit d’opposition

Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles basé sur nos intérêts légitimes, ce qui est le cas en l’espèce. À moins que nous ne disposions d’une justification légitime et suffisante, nous ne traiterons plus vos données personnelles sur ce fondement si vous signifiez votre opposition. Toutefois, veuillez noter que nous ne serons alors plus dans la mesure de prendre votre candidature en considération pour des postes vacants éventuels.

· Droit à la portabilité des données

Vous pouvez nous demander de vous fournir, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine l’ensemble de vos données personnelles. Vous avez également le droit de demander le transfert de ces informations à un autre responsable du traitement des données.

· Droit de retrait du consentement

Si Intrum traite des données à votre sujet, pour lequel vous nous avez donné votre autorisation, vous pouvez retirer cette autorisation. Nous transmettrons également votre/vos demande(s) aux tiers éventuels avec lesquels nous aurions pu partager vos données personnelles.

Comment faire une réclamation concernant l’utilisation de vos données ou faire valoir vos droits ?

Si vous avez une question concernant la manière dont nous traitons vos données personnelles, si vous souhaitez faire une réclamation à propos de la manière dont nous gérons vos données personnelles, en lien notamment avec un quelconque droit mentionné ci-dessus, vous pouvez contacter notre responsable de la protection des données comme suit : (i) par e-mail à dpo.be@intrum.com, (ii) via ce lien à notre site web www.intrum.be ou (iii) par courrier à Intrum SA, Martelaarslaan 21 boîte 1001 à 9000 Gent – à l’attention du Responsable de la Protection des Données

Veuillez joindre à votre demande des données personnelles (nom, prénom, date de naissance, adresse, adresse e-mail, etc.) qui nous permettent de vous identifier au minimum.

Si vous n’êtes pas satisfait par notre réponse, ou si vous estimez que nous traitons vos données de manière injuste ou illégitime, vous pouvez vous plaindre auprès de l’Inspection des données. Pour en savoir plus sur l’Inspection des données et sur sa procédure de réclamation, rendez-vous à l’adresse suivante:

Autorité de Protection des Données
Rue de la Presse 35,
1000 Bruxelles
Tel : +32 (0) 2 274 48 00
contact@apd-gba.be
www.autoriteprotectiondonnees.be