Politique de confidentialité – Clients de nos clients entreprises en situation d’impayés

Pourquoi avons-nous accès à vos données et dans quelles circonstances pouvons-nous les traiter ?

Vos données personnelles nous sont communiquées par notre client entreprise, auprès duquel vous avez un ou plusieurs créances impayées. Il est dans l’intérêt légitime de notre client entreprise de transférer ces données à Intrum aux fins de recouvrement, et d’Intrum de les traiter. En outre, lors du traitement de votre dossier, nous pouvons enrichir ces données en y ajoutant des informations provenant de diverses autres sources, telles que des informations qui nous sont directement transmises par vous-même ou par d’autres partenaires externes, ou qui proviennent de sources publiques ou de dossiers déjà existants que nous pourrions avoir en traitement à votre sujet.

Nous traitons vos données à caractère personnel aux fins suivantes :

La gestion du recouvrement de dettes pour le compte de notre client entreprise, tant en notre nom qu’au nom du client entreprise. Si Intrum recouvre des dettes auprès de vous en son nom propre pour le compte de son client, nous traiterons vos données personnelles afin de recouvrer les montants impayés pour ce client entreprise. Dans la mesure où le recouvrement est amiable (ce qui signifie sans titre exécutoire tel que jugement, contrainte ou acte notarié), le traitement de vos données personnelles est indispensable pour répondre à l’obligation légale incombant à Intrum dans le cadre du Livre XIX Dettes du consommateur dans le Code de droit économique. Dans toutes les autres situations, le traitement de vos données s’effectue sur la base de l’intérêt légitime d’Intrum et de celui de son client entreprise. Cet intérêt légitime repose sur le fait qu’Intrum commercialise un service qui lui permet de recouvrer efficacement, rapidement, économiquement et de façon structurée les dettes et de lutter contre les retards de paiement. Pour plus d’information concernant notre intérêt légitime, veuillez-nous contacter.
La gestion du recouvrement de nos dettes propres Conformément aux dispositions légales du Code Civil, un client entreprise est en droit de céder une créance à Intrum ou à une de ses sociétés d’investissement, qui nous confie le recouvrement. Lors du transfert de votre créance, nous ou notre société d’investissement devient votre nouveau créancier et nous sommes en droit de traiter vos données personnelles afin de recouvrer les montants impayés. Le traitement de vos données s’effectue en exécution du droit de créance cédé à Intrum. L'entité à qui votre créance a été cédée, nous mandate pour répondre à toutes vos questions ou demandes éventuelles conformément aux dispositions de notre Politique de confidentialité.
Transfert à la Centrale des Crédits aux Particuliers (CCP) Si votre dette concerne une créance bancaire ou de crédits, Intrum traitera vos données personnelles afin de respecter son obligation légale de déclaration à la Centrale des Crédits aux Particuliers sur base de l’Arrêté Royal du 23 mars 2017 réglementant le Registre Central des Crédits aux Particuliers.
Amélioration de nos procédures de recouvrement de dettes ainsi que de sécurisation de nos activités Si vous êtes ou avez été l’objet d’un dossier dans le cadre duquel Intrum a recouvré ou recouvre des dettes auprès de vous, Intrum traitera vos données personnelles afin d’améliorer, d’analyser, d’évaluer et de développer ses propres procédures de recouvrement (par exemple afin que nous puissions respecter les bonnes pratiques de recouvrement, proposer des plans de remboursement appropriés, éviter autant que possible les rappels inutiles, etc.). Dans ce contexte, nous pouvons notamment mener des activités de recherche, procéder à des évaluations relatives à vos antécédents de paiement ainsi qu’enregistrer les conversations téléphoniques entre vous et nos collaborateurs à des fins de qualité et de coaching. Pour assurer la sécurité de nos travailleurs et de vos données personnelles, nous utilisons des caméras de surveillance dans les locaux abritant notre serveur IT ainsi qu’aux portes d’accès de nos bureaux. Le traitement de vos données personnelles à ces fins s’effectue sur la base de l’intérêt légitime d’Intrum consistant à organiser les procédures de recouvrement de dettes plus rapidement, plus efficacement et à moindres coûts, à garantir de bonnes pratiques de recouvrement et à veiller à la sécurité générale de notre lieu de travail et de nos données.
Développement de logiciel et gestion IT Les informations dont nous disposons à votre sujet peuvent être anonymisées et utilisées pour le développement de nos activités. Néanmoins, lorsqu’il est nécessaire de sécuriser vos données personnelles et de développer des tests appropriés pour notre système IT afin de le modifier, il est possible que vos données personnelles soient utilisées en tant que telles. Vos données sont également traitées à des fins plus générales de gestion IT (stockage, back-up, procédures de suppression, etc.). Ce traitement repose sur l’intérêt légitime d’Intrum à assurer le bon fonctionnement et la sécurité générale de ses logiciels et systèmes informatiques.
Rapports, statistiques, audits et traitement des plaintes Dans le cadre de la responsabilité sociétale de notre entreprise et de notre rôle au sein de la société, qui contribue à l’intérêt général dans la lutte contre le surendettement, nous proposons également des statistiques anonymisées. En outre, nous élaborons des analyses et des rapports pouvant être basés sur vos données, tant pour notre client entreprise qu’à usage interne. Ce traitement est basé sur l’exécution de l’accord conclu avec notre client entreprise et sur l’intérêt légitime d’Intrum à optimiser ses procédures de recouvrement et à évaluer votre (vos) dette(s) en cours dans le cadre d’une cession de créance. Conformément à la loi, nous sommes tenus de présenter vos données personnelles chaque fois que nous faisons l’objet d’un audit des pouvoirs publics ou en cas de plainte de leur part. Aussi, lorsqu’il s’agit de prévenir, de contrôler et de prouver l’existence d’une fraude, d’un blanchiment d’argent ou d’autres activités criminelles, nous pouvons traiter vos données personnelles sur la base de notre intérêt légitime à sécuriser nos activités et à remplir nos obligations contractuelles envers notre client entreprise.
La gestion de notre site internet et la gestion de notre communication Selon la manière dont vous êtes en contact of Intrum, nous pouvons analyser quel est la chaîne de communication la plus appropriée pour communiquer avec vous (lettre, e-mail, sms, …). Le traitement de vos données personnelles à cet égard repose sur l’intérêt légitime d’Intrum à rendre ses communications aussi efficaces que possible.

Quelles catégories de données personnelles traitez-vous à mon sujet ?

Nous détenons des informations nécessaires à la gestion de votre compte. Afin de pouvoir communiquer avec vous et de vous identifier de manière à la fois sûre et exacte, nous avons besoin de vos coordonnées telles que votre nom, votre prénom, votre date de naissance, votre adresse, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone et/ou votre numéro de dossier. Pour le recouvrement des crédits à la consommation et hypothécaires, nous traitons également votre numéro de registre national dont nous avons besoin pour effectuer les enregistrements auprès de la Centrale des Crédits aux Particuliers (CCP).

Pour évaluer votre capacité de paiement, analyser et gérer vos risques, établir des échéanciers et surveiller votre endettement, nous avons également en notre possession des données financières telles que vos historiques de paiement, ainsi que des informations relatives au défaut de paiement et à vos créances, à vos revenus, à vos actifs, à votre solvabilité, rapports de visite, etc.

Afin de mieux comprendre votre situation spécifique et de prendre des décisions éclairées concernant la gestion de votre dossier, nous conservons aussi les raisons du défaut de paiement, en fonction des informations que vous nous transmettez (par exemple des circonstances personnelles, familiales ou professionnels, etc.).

Traitez-vous des données sensibles à mon sujet ?

À moins qu’il n’en soit convenu différemment avec vous, nous n’inclurons pas de catégories particulières de données personnelles. Plus connues sous le nom de «données sensibles», ce sont notamment les données relatives à votre origine raciale ou ethnique, à vos opinions politiques, à vos croyances religieuses ou philosophiques, à votre orientation sexuelle ou à votre appartenance à un syndicat, ou encore à votre état de santé.

Il peut néanmoins être dans votre intérêt de nous transmettre des informations personnelles liées à un problème de santé, à un handicap et/ou à votre vie privée si cela peut avoir un impact sur votre capacité à régler vos créances. En effet, cela nous permettra de prendre des mesures raisonnables pour répondre à vos besoins. Nous pourrons, par exemple, vous accorder un échelonnement adapté de votre dette pour vous laisser le temps d’obtenir des conseils gratuits et indépendants en la matière, ou ajuster vos modalités de paiement.

Ces données seront traitées par nous afin de vous assister et seront conservées aussi longtemps que nécessaire à cette fin, ou aussi longtemps qu'elles seront nécessaires pour la constatation, l'exécution ou la défense de dossiers judiciaires. Cependant, vous pouvez toujours nous demander de cesser de traiter ces données.

Est-ce que je dois vous fournir mes données personnelles ?

Vous n’avez pas à nous fournir de données personnelles. En réalité, la plupart (voire la totalité) des données personnelles que nous traitons à votre sujet nous sont transmises par une autre source. Nous recevons vos données personnelles de votre contrepartie contractuelle initiale et nous les enrichissons de données issues de partenaires externes, d’éventuels dossiers historiques que nous conservons à votre sujet et/ou d’autres sources publiques.

Néanmoins, vous pouvez choisir de nous transmettre des données personnelles complémentaires. De telles données peuvent nous aider dans la gestion de votre dossier et servent généralement vos intérêts. Par exemple, vous avez peut-être une raison valable pour expliquer votre défaut de paiement, dont vous souhaitez éventuellement nous parler. De même, si nous acceptons de convenir un échéancier pour vous aider à régler vos créances, vous voudrez peut-être nous fournir certaines informations pour qu’il soit raisonnable et adapté à votre situation spécifique.

Allez-vous partager mes données personnelles avec des tiers ?

Nous pouvons partager vos données personnelles avec notre client entreprise (votre contrepartie contractuelle), le vendeur de votre créance ou le cédant (votre contrepartie contractuelle initiale) ainsi qu’avec des prestataires qui facilitent et/ou assurent une partie de nos services spécifiques tels que services d’impression, de sms et de courriel, les services de paiements digitaux, les prestataires de services IT, les prestataires assurant l’enrichissement et la correction de la qualité des données, les services de centre d’appels et/ou des visites à domicile et en cas de recouvrement judiciaire les services d’avocats et de huissiers de justice, etc.). Nous pouvons également partager vos données personnelles avec notre client entreprise, le fichier de la Centrale des Crédits aux Particuliers (CCP) et le fichier des Enregistrements non-régis (ENR) et des autorités gouvernementales.

Nos employés auront accès à vos données personnelles. Le cas échéant, cet accès sera octroyé uniquement s’il est nécessaire à la réalisation des objectifs énoncés et si l’employé est soumis à une obligation de confidentialité.

Enfin, nous pouvons communiquer des données en dehors de ces catégories de destinataires éventuelles pour contribuer à prévenir des actes de fraude ou pour répondre à des obligations légales.

Mes données personnelles seront-elles transférées vers un autre pays ?

En tant que membre du Groupe Intrum, nous pouvons transférer vos données vers un autre pays. Le cas échéant, nous veillerons toutefois à la mise en place de mécanismes de protection adaptés, conformément au règlement général sur la protection des données (RGPD). En règle générale, vos données personnelles ne seront pas transférées aux pays en dehors de l’Espace économique européen (EEE).

Cependant, en cas de recouvrement international, vos données personnelles pourront être transférées à l’une de nos sociétés-sœurs ou à un de nos agents étant actif dans le pays concerné. Nous faisons également appel à des prestataires de services tiers qui assurent le stockage de vos données ou peuvent y avoir accès, dont certains d’entre eux pouvant être basés en dehors de l’EEE. Nous garantissons toujours la sécurité et la protection de vos données personnelles en cas de transfert en dehors de l’EEE. Le cas échéant, nous nous assurons donc que chaque destinataire a signé les Clauses contractuelles types définies par l’Union européenne pour justifier le transfert des données vers des pays tiers et que des mesures supplémentaires nécessaires ont été mises en oeuvre, ou que le pays de destination garantit une protection des données suffisante conformément aux lois en la matière.

Vous pouvez obtenir une copie de ces garanties appropriées en envoyant votre demande écrite à Intrum nv, Martelaarslaan 21 à 9000 Gand, à l'attention du délégué à la protection des données ou par e-mail à dpo.be@intrum.com.

Pendant combien de temps conservez-vous mes données personnelles ?

Nous conserverons vos données aussi longtemps que nécessaire aux fins légitimes pour lesquelles nous les avons obtenues, tant que nous aurons un intérêt légitime à les conserver (pour garantir le respect des bonnes pratiques en matière de recouvrement de créances, par exemple), et jusqu’à expiration du délai de prescription pour pouvoir nous défendre contre des actions en justice. Par ailleurs, nous sommes tenus légalement de conserver vos données personnelles pendant une certaine période pour prévenir et détecter les actes frauduleux, pour identifier et démontrer le blanchiment d’argent, et pour la réalisation d’audits financiers. À des fins statistiques, nous conserverons uniquement des données anonymisées ou pseudonymisées.

Vos données personnelles seront conservées pendant 10 ans après la fermeture de votre dossier, tout en anonymisant vos données après sept ans. Pendant cette période de stockage, des mesures de sécurité strictes seront appliquées et l'accès à vos données sera limité.

Enfin, nous effacerons aussi vos données de nos systèmes de sauvegarde, mais uniquement lorsque ces systèmes nécessiteront une restauration, conformément à notre politique en matière de sauvegarde des données. A échéance de sauvegarde prévue par cette politique, nous effacerons l’intégralité de vos données.

Puis-je faire l’objet de décisions automatisées ?

Dans le cadre de nos procédures de recouvrement, nous utilisons des analyses automatisées, qui sont nécessaires pour assurer de bonnes pratiques de recouvrement évitant des rappels inutiles et des coûts supplémentaires. C’est également nécessaire pour optimiser nos activités et pour gérer votre dossier de manière à la fois efficace et rapide.

L’ indicateur interne, obtenue par nos analyses, est attribué de façon automatisée et nous permets de mieux gérer votre dossier et ainsi de vous approcher de manière appropriée . Nous considérons que ces décisions automatisées ne produisent pas d’effets juridiques et n’ont pas de répercussions négatives pour vous, car elles n’ont pas d’impact sur vos droits et obligations liés au contrat. Il contribue à un recouvrement efficace et correct, ce qui est dans l'intérêt de toutes les parties concernées.

D’ailleurs, vous ne recevrez généralement aucune information sur l’indicateur individuel qui vous aura été attribué. En revanche, si vous pensez que nous avons mal géré votre dossier en raison de cette évaluation, vous pouvez nous demander de le revoir manuellement par le biais d’une intervention humaine.

Quels sont mes droits ?

Il est important que vous compreniez que nous traitons vos données personnelles et que nous souhaitons que cela ne vous pose pas de problème. Selon les conditions et modalités du Règlement Général sur la Protection des Données (le RGPD), vous avez les droits suivants quant au traitement de vos données personnelles.

· Droits d’accès

Vous pouvez vous renseigner formellement sur le fait que vos données personnelles sont traitées ou non et demander des informations sur la façon dont nous traitons ces données, en ce compris des informations sur :

o Pourquoi nous traitons vos données personnelles

o Quelles catégories de données personnelles nous traitons

o Avec qui nous partageons vos données personnelles

o Pendant combien de temps nous conservons vos données personnelles ou selon quels critères nous déterminons leur durée de conservation

o Quels sont vos droits

o Votre droit de déposer une plainte auprès de l'Autorité de protection des données

o Auprès de quelle(s) source(s) nous avons obtenu vos données personnelles (si vous ne nous les avez pas transmises vous-même)

o Si le traitement de vos données inclut des décisions automatisées (profilage)

o Comment nous garantissons la protection de vos données personnelles si elles ont été transférées vers un pays situé en dehors de l’EEE

Toutes les informations ci-dessus sont disponibles dans la présente Politique de confidentialité.

· Droit de rectification

Il est important que nous disposions de données exactes à votre sujet et nous vous invitons donc à nous informer de toute inexactitude, notamment en cas de changement de nom ou de déménagement.

· Droit à l’oubli

Si nous traitons vos données personnelles d’une manière contraire à la loi vous pouvez nous demander d’effacer ces informations.

· Droit à la limitation du traitement

À partir du moment où vous nous demandez de modifier vos données personnelles ou si vous vous êtes opposé au traitement, vous avez le droit de limiter le traitement par Intrum jusqu'à ce que nous ayons examiné l’affaire ou confirmé que vos données sont correctes (ou qu'elles ont été modifiées conformément à vos instructions). Nous pourrons alors traiter vos données personnelles uniquement avec votre consentement (à l’exception de leur conservation), si cela s’avère nécessaire dans le cadre d’actions en justice, pour protéger les droits d’une autre personne ou en cas d’intérêt public important lié à leur traitement. Vous pouvez également nous demander de limiter le traitement de vos données personnelles si ce dernier est illégitime mais que vous ne souhaitez pas la suppression de vos informations. Vous pouvez également nous demander de limiter le traitement lorsque nous n’avons plus besoin de vos données personnelles aux fins de traitement auxquelles elles étaient destinées, mais que vous en avez toujours besoin pour l’ouverture, l’exercice ou l’étaiement d’une action en justice.

· Droit d’opposition

Vous pouvez vous opposer au fait que nous traitions vos données personnelles si vous estimez que nous n’avons pas le droit de le faire ou si vous voulez qu’une décision automatisée soit reconsidérée. Le cas échéant, nous pourrons continuer à traiter vos données personnelles uniquement si nous pouvons apporter des justifications suffisantes l’emportant sur vos intérêts, vos droits et vos libertés. En revanche, nous pourrons toujours traiter vos données personnelles si cela s’avère nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense d’un droit en justice. Vous avez toujours le droit de vous opposer aux activités de marketing direct à tout moment.

· Droit à la portabilité des données

Vous pouvez nous demander de vous fournir, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine l’ensemble de vos données personnelles. Vous avez également le droit de demander le transfert de ces informations à un autre responsable du traitement des données.

· Retrait du consentement

Intrum ne fonde pas son traitement de données personnelles sur la base de votre consentement, à l’exclusion des catégories particulières de données à caractère personnel. Si Intrum traite des données particulières à votre sujet, pour lequel vous nous avez donné votre autorisation, vous pouvez retirer cette autorisation.

Nous transmettrons également votre/vos demande(s) aux tiers éventuels avec lesquels nous aurions pu partager vos données personnelles.

Comment puis-je faire une réclamation concernant l’utilisation de mes données ou faire valoir mes droits ?

Si vous avez une question concernant la manière dont nous traitons vos données personnelles, si vous souhaitez faire une réclamation à propos de la manière dont nous gérons vos données personnelles, en lien notamment avec un quelconque droit mentionné ci-dessus, vous pouvez contacter notre responsable de la protection des données comme suit : (i) par e-mail à dpo.be@intrum.com, (ii) via ce lien à notre site web www.intrum.be, (iii) via notre portail web www.intrum.be/votredossier (voir identifiants de connexion) ou (iv) par courrier à Intrum SA, Martelaarslaan 21 à 9000 Gand – à l’attention du Responsable de la Protection des Données

Veuillez joindre à votre demande des données personnelles (nom, prénom, date de naissance, adresse, adresse e-mail, numéro de dossier,…) qui nous permettent de vous identifier au minimum.

Si vous n’êtes pas satisfait par notre réponse, ou si vous estimez que nous traitons vos données de manière injuste ou illégitime, vous pouvez vous plaindre auprès de l’Autorité de Protection des Données. Pour en savoir plus sur l’Autorité de Protection des Données et sur sa procédure de réclamation, rendez-vous à l’adresse suivante :

Autorité de Protection des Données
Rue de la Presse 35,
1000 Bruxelles
Tel : +32 (0) 2 274 48 00
contact@apd-gba.be
www.autoriteprotectiondonnees.be

Autorité de supervision :

SPF Économie, PME, Classes moyennes et Énergie, Direction Générale de l’Inspection Générale, Boulevard du Roi Albert II 16, 1000 Bruxelles https://economie.fgov.be/fr