Politique de confidentialité pour les représentants des clients entreprises, des prestataires, des partenaires et d’autres tiers

La présente Politique porte sur la manière dont nous traitons vos données personnelles en tant que représentant de nos entreprises clients (actuels ou futurs), de nos prestataires, de nos partenaires ou d’autres tiers. Ci-dessous, vous trouverez plus d’information sur la manière dont nous traitons ces données personnelles.

Pourquoi avons-nous accès à vos données et dans quelles circonstances pouvons-nous les traiter ?

Nous avons accès à vos données personnelles car elles nous ont été fournies par vous, par l'entreprise pour laquelle vous travaillez ou par le biais d'informations commerciales externes ou de sources accessibles au public lorsque vous êtes mentionné(e) en tant que représentant de cette entreprise.

Suivant que vous êtes client entreprise, fournisseur ou partenaire, Intrum traite vos données personnelles aux fins suivantes :

Pour les besoins de l’exécution d’un contrat
Cela signifie que le traitement est nécessaire à la préparation de la conclusion d’un contrat ou à l’exécution d’un contrat auquel vous ou la société, que vous représentez est partie prenante.
Pour les besoins de la gestion de relations avec la clientèle ou d’affaires y compris à des fins de marketing. Nous pouvons également traiter vos données afin vous communiquer des informations sur nos services, nos analyses, nos newsletters, nos événements, nos formations éventuellement etc. susceptibles de vous intéresser, ou encore pour exécuter les tâches nécessaires ou souhaitées qui sont attendues dans le cadre de la relation d’affaires que vous représentez. Si vous êtes déjà client entreprise, fournisseur ou partenaire d'Intrum, nous nous basons sur notre intérêt légitime de vous fournir des informations au sujet des services similaires. Il va de soi que, si nécessaire, vous avez toujours la possibilité de vous y opposer de manière simple et sans frais. Dans tous les autres cas de traitement de vos données personnelles, nous nous basons sur votre consentement préalable.
Nous pouvons traiter vos données personnelles ainsi que les données relatives à votre entreprise pour élaborer des statistiques, des rapports et des analyses, ce qui est basé sur l’intérêt légitime d’Intrum à développer et à optimiser son activité commerciale si nécessaire.
Afin de garantir la sécurité des visiteurs, y compris la vôtre, ainsi que celle de vos données personnelles, Intrum utilise des caméras de surveillance aux portes d’accès de ses bureaux et dans la salle abritant les serveurs informatiques.
Pour les besoins d’enquêtes réalisés par des pouvoir publics, nous sommes tenus à une obligation légale de présenter vos données personnelles. Aussi, lorsqu’il s’agit de prévenir, de contrôler et de prouver l’existence d’une fraude, d’un blanchiment d’argent ou d’autres activités criminelles, nous pouvons traiter vos données personnelles sur la base de notre intérêt légitime à sécuriser nos activités et à remplir nos obligations contractuelles envers notre client entreprise.
Pour la gestion de notre site web et de notre communication
Nous pouvons traiter des données personnelles relatives aux visiteurs de notre/nos site(s) web ou de nos établissements physiques, en fonction de la manière dont vous entrez en contact avec nos services. Intrum peut également traiter vos données à caractère personnel afin de développer ses activités commerciales et, en fonction de votre visite sur notre site web et de vos intérêts manifestés, d’adapter ses services et ses informations à vos besoins et à vos souhaits. Le cas échéant, Intrum vous demandera votre accord préalable. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet dans notre politique en matière de cookies.

Quelles catégories de données personnelles traitez-vous à mon sujet et quelle est la source ?

Nous avons collecté vos données personnelles sur la base de votre consentement (par exemple en vous souscrivant à nos newsletters, à nos événements, ...), dans le cadre de notre relation (contractuelle) avec un client entreprise (par exemple en tant que personne de contact de notre client entreprise) ou par le biais d’informations commerciales externes (par exemple des partenaires avec lesquels Intrum coopère pour obtenir de telles informations) ou par de sources officielles accessibles au public (par exemple la Banque-Carrefour des Entreprises).

Nous détenons des informations nécessaires à la gestion de la relation contractuelle ou commerciale. Afin de pouvoir communiquer avec vous et de vous identifier de manière à la fois sûre et exacte, nous avons besoin de connaître vos coordonnées telles que par exemple votre nom, votre prénom, votre adresse, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone et/ou votre numéro d’entreprise, ainsi que votre poste.

Traitez-vous des données sensibles à mon sujet ?

À moins qu’il n’en soit convenu différemment avec vous, nous n’inclurons pas de catégories particulières de données personnelles. Plus connues sous le nom de «données sensibles», ce sont notamment les données relatives à votre origine raciale ou ethnique, à vos opinions politiques, à vos croyances religieuses ou philosophiques, à votre orientation sexuelle, à votre appartenance à un syndicat, ou encore à votre état de santé.

Allez-vous partager mes données personnelles avec des tiers ?

Si vous êtes un représentant d’un client entreprise (potentiel), nous pouvons partager vos données personnelles avec nos fournisseurs et partenaires qui facilitent et/ou fournissent certains de nos services.

Nos employés pourraient avoir accès à vos données personnelles. Dans ce cas, l'accès ne sera autorisé que s'il est nécessaire aux fins décrites et uniquement si les employés concernés sont liés par une obligation de confidentialité.

Si vous êtes un représentant d’un fournisseur, d’un partenaire ou d’une autre partie tierce qui contribue à faciliter et/ou à fournir une partie de nos services, nous pouvons partager vos données personnelles avec nos clients entreprises (potentiel) et avec d’autres partenaires ou fournisseurs dans la mesure où cela est nécessaire dans le cadre des services à fournir à Intrum.

Nous pouvons également divulguer des informations en dehors de ces groupes pour aider à prévenir la fraude ou lorsque cela est requis par la loi.

Mes données personnelles seront-elles transférées vers un autre pays ?

En tant que membre du Groupe Intrum, nous pouvons transférer vos données vers un autre pays. Le cas échéant, nous veillerons toutefois à la mise en place de mécanismes de protection adaptés, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). En règle générale, vos données personnelles ne seront pas transférées en dehors de l’Espace économique européen (EEE).

Nous faisons également appel à des prestataires de services tiers qui assurent le stockage de vos données ou peuvent y avoir accès, certains d’entre eux pouvant être basés en dehors de l’EEE. Néanmoins, nous garantissons toujours la sécurité et la protection de vos données personnelles en cas de transfert en dehors de l’EEE. Le cas échéant, nous nous assurons donc que chaque destinataire a signé les Clauses Contractuelles Types de l’Union européenne et que des mesures supplémentaires ont été mises en place pour justifier le transfert ou que le pays de destination garantit une protection appropriée conformément à la législation sur la protection des données.

Vous pouvez obtenir une copie de ces garanties appropriées en envoyant votre demande écrite à Intrum nv, Martelaarslaan 21 boîte 1001 à 9000 Gent, à l'attention du délégué à la protection des données ou par e-mail à dpo.be@intrum.com.

Pendant combien de temps conservez-vous mes données personnelles ?

Nous conserverons vos données aussi longtemps que nécessaire aux fins légitimes pour lesquelles nous les avons obtenues, tant que nous aurons un intérêt légitime à les conserver.

Par ailleurs, nous sommes tenus légalement de conserver vos données personnelles pendant une certaine période pour prévenir et détecter les actes frauduleux, pour identifier et démontrer le blanchiment d’argent, et pour la réalisation d’audits financiers.

Enfin, nous effacerons aussi vos données de nos systèmes de sauvegarde, mais uniquement lorsque ces systèmes nécessiteront une restauration, conformément à notre politique en matière de sauvegarde des données. A échéance de sauvegarde prévue par cette politique, nous effacerons l’intégralité de vos données.

Puis-je faire l’objet de décisions automatisées ?

Nous n’utiliserons pas vos données personnelles dans le cadre de décisions automatisées.

Quels sont mes droits ?

Il est important que vous compreniez que nous traitons vos données personnelles et que nous souhaitons que cela ne vous pose pas de problème. Selon les conditions et modalités du Règlement Général sur la Protection des Données (le RGPD), vous avez les droits suivants quant au traitement de vos données personnelles.

• Droits d’accès

Vous pouvez vous renseigner formellement sur le fait que vos données personnelles sont traitées ou non et demander des informations sur la façon dont nous traitons ces données, en ce compris des informations sur :

o Pourquoi nous traitons vos données personnelles

o Quelles catégories de données personnelles nous traitons

o Avec qui nous partageons vos données personnelles

o Pendant combien de temps nous conservons vos données personnelles ou selon quels critères nous déterminons leur durée de conservation

o Quels sont vos droits

o Votre droit de déposer une plainte auprès de l'Autorité de protection des données

o Auprès de quelle(s) source(s) nous avons obtenu vos données personnelles (si vous ne nous les avez pas transmises vous-même)

o Si le traitement de vos données inclut des décisions automatisées (profilage)

o Comment nous garantissons la protection de vos données personnelles si elles ont été transférées vers un pays situé en dehors de l’EEE

Toutes les informations ci-dessus sont disponibles dans la présente Politique de confidentialité.

• Droit de rectification

Il est important que nous disposions de données exactes à votre sujet et nous vous invitons donc à nous informer de toute inexactitude, notamment en cas de changement de nom ou de déménagement.

• Droit à l’oubli

Si nous traitons vos données personnelles d’une manière contraire à la loi ou si vous n’êtes plus la personne de contact de notre client entreprise, de notre partenaire ou de fournisseur et que par conséquent vous ne souhaitez plus figurer dans notre fichier, vous pouvez nous demander d’effacer ces informations.

• Droit à la limitation du traitement

À partir du moment où vous nous demandez de modifier vos données personnelles ou si vous vous êtes opposé au traitement, vous avez le droit de limiter le traitement par Intrum jusqu'à ce que nous ayons examiné l’affaire ou confirmé que vos données sont correctes (ou qu'elles ont été modifiées conformément à vos instructions). Nous pourrons alors traiter vos données personnelles uniquement avec votre consentement (à l’exception de leur conservation), si cela s’avère nécessaire dans le cadre d’actions en justice, pour protéger les droits d’une autre personne ou en cas d’intérêt public important lié à leur traitement.
Vous pouvez également nous demander de limiter le traitement de vos données personnelles si ce dernier est illégitime mais que vous ne souhaitez pas la suppression de vos informations.
Vous pouvez également nous demander de limiter le traitement lorsque nous n’avons plus besoin de vos données personnelles aux fins de traitement auxquelles elles étaient destinées, mais que vous en avez toujours besoin pour l’ouverture, l’exercice ou l’étaiement d’une action en justice.

• Droit d’opposition

Vous pouvez vous opposer au fait que nous traitions vos données personnelles si vous estimez que nous n’avons pas le droit de le faire. Le cas échéant, nous pourrons continuer à traiter vos données personnelles uniquement si nous pouvons apporter des justifications suffisantes l’emportant sur vos intérêts, vos droits et vos libertés. En revanche, nous pourrons toujours traiter vos données personnelles si cela s’avère nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense d’un droit en justice. Vous avez toujours le droit de vous opposer aux activités de marketing direct à tout moment.

• Droit à la portabilité des données

Vous pouvez nous demander de vous fournir, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine l’ensemble de vos données personnelles. Vous avez également le droit de demander le transfert de ces informations à un autre responsable du traitement des données.

• Retrait du consentement

Si Intrum traite des données à votre sujet, pour lequel vous nous avez donné votre autorisation, vous pouvez retirer cette autorisation.

Nous transmettrons également votre/vos demande(s) aux tiers éventuels avec lesquels nous aurions pu partager vos données personnelles.

Comment puis-je faire une réclamation concernant l’utilisation de mes données ou faire valoir mes droits ?

Si vous avez une question concernant la manière dont nous traitons vos données personnelles, si vous souhaitez faire une réclamation à propos de la manière dont nous gérons vos données personnelles, en lien notamment avec un quelconque droit mentionné ci-dessus, vous pouvez contacter notre responsable de la protection des données comme suit : (i) par e-mail à dpo.be@intrum.com, (ii) via ce lien à notre site web www.intrum.be ou (iii) par courrier à Intrum SA, Martelaarslaan 21 boîte 1001 à 9000 Gent – à l’attention du Responsable de la Protection des Données

Veuillez joindre à votre demande des données personnelles (nom, prénom, date de naissance, adresse, adresse e-mail, etc.) qui nous permettent de vous identifier au minimum.

Si vous n’êtes pas satisfait par notre réponse, ou si vous estimez que nous traitons vos données de manière injuste ou illégitime, vous pouvez vous plaindre auprès de l’Inspection des données. Pour en savoir plus sur l’Inspection des données et sur sa procédure de réclamation, rendez-vous à l’adresse suivante :

Autorité de Protection des Données
Rue de la Presse 35,
1000 Bruxelles
Tel : +32 (0) 2 274 48 00
contact@apd-gba.be
www.autoriteprotectiondonnees.be

Autorité de supervision :

SPF Économie, PME, Classes moyennes et Énergie, Direction Générale de l’Inspection Générale, Boulevard du Roi Albert II 16, 1000 Bruxelles https://economie.fgov.be/fr